Nu är det dags att planera för en uppstart – tre konkreta tips

Snart öppnar vi upp igen. Planera för det nu.

I Sverige kommer vi förhoppningsvis inom en ganska snar framtid kunna gå tillbaka till jobbet, ha fysiska möten och börja titta framåt igen. De senaste dagarna har det kommit en rad olika rapporter om möjlig flockimunitet redan i mitten av maj i Stockholm.

Var sig du är Vd, generaldirektör, HR-ansvarig, business partner eller teamledare så är det dags att planera för nästa steg i den här krisen.

Nästan alla branscher har påverkats och den verklighet vi kommer tillbaka till ser inte likadan ut som den vi hade innan Corona. Vissa företag och leverantörer kommer inte att finnas kvar. Några medarbetare kanske har fått lämna den egna organisationen. Planer måste göras om och många komma att vilja jobba på nya sätt när de vant sig vid att jobba hemma.

Som ledare gäller det nu att tänka och agera annorlunda. I krisens inledande skede så kände många chefer att det enklaste och mest effektiva var att gå in i en tydlig kommandostruktur. De flesta ledare har också lagt mycket tid på att ha kontakt med enskilda medarbetare en och en.

I återuppbyggnadsfasen, när vi ska komma tillbaka i “normal” produktion, så är utmaningen istället att få teamen att fungera så bra som möjligt, så fort som möjligt. På de flesta arbetsplatser spelar det liten roll vilka meriter de enskilda medarbetarna har. Avgörande är om man kan få kollegorna att arbeta tillsammans som ett team mot ett gemensamt mål.

Välfungerade team har tydlighet i uppdraget, känner psykologisk trygghet, utnyttjar teammedlemmarnas olikheter och har ett grymt fokus på vad man ska uppnå tillsammans. Att som ledare skapa effektiva team kräver både kunskap och hårt arbete.

Tre tips för att skapa effektivitet snabbt

1. Planera en uppstartsdag för varje team

Varje ledningsgrupp, team, arbetsgrupp och projektgrupp kommer att behöva en omstart efter att ha jobbat virtuellt i månader.

Ruth Wageman, professor vid Harvard Business School, har I sin forskning konstaterat att vid upp- och omstart av team så gäller 60-30-10 regeln. Sextio procent av energin bör läggas på planering av uppstarten, trettio procent på lanseringen och tio procent på att coacha teamet när det väl kommit igång.

Om man inte gör en tydlig omstart direkt när teamen kommer tillbaka så är risken stor för ett produktionsbortfall på grund av otydlighet, förvirring, osäkerhet och inte minst för att alla behöver prata av sig med varandra om vad som egentligen hänt.

Det bästa är att snabbt genomföra en uppstartsdag med fokus på vad vi lärt oss, hur vi mår och hur vi ska jobba tillsammans framåt.

Det är en klok investering att ta in en extern coach till teamet som kan hjälpa till att planera och genomföra uppstarten. Det är svårt att som chef både vara teammedlem och leda en sådan här uppstart.

2. Planera in en långsiktig teamutveckling för nyckelteamen

Hur väl nyckelteamen fungerar i företaget är en affärsstrategisk fråga. Ändå visar all forskning att det är ett av de områden där det finns mest att vinna på att investera. Gapet mellan hur väl nyckelteamen fungerar och hur de skulle kunna fungera är väldigt stort.

Det har varit en besvärlig tid, och det kommer för de flesta företag och organisationer fortsätta att vara tufft. Ge nyckelteamen den utveckling de behöver för att lyckas, för att orka och för att bli sitt bästa jag. Det kommer att behövas.

För att utvecklingsinsatsen ska vara effektiv och lönsam bör ni tänka på att se till att ni gör rätt saker med teamet, att teamet får tillgång till en professionell teamcoach och att ni ser utvecklingen som en process över tid, inte som ett engångsevent.

3. Bestäm ett datum när ni tror att det är dags för ett första fysiskt möte på jobbet.

Det har forskats mycket de senaste 20 åren om hur ledare ska hantera en VUCA-omgivning[1]. Det är svårt att fatta beslut när informationen kan ändras hela tiden, vi inte vet vad som är sant och rätt, när frågorna vi måste hantera är oerhört komplexa och vi får olika information från olika källor. Men slutsatsen av forskningen är att det är viktigt att fatta beslut – men att man måste vara öppen för att ändra sig.

Sätt ett datum från viket ni börjar planera in möten. Det är viktigt för att ge medarbetarna en signal om att det kommer en tid, post-Corona, då det är dags att normalisera tillvaron. Men var samtidigt tydliga med att det kan ändras.

Vi hjälper gärna till att designa och/eller leda era uppstartsdagar. Ta gärna kontakt med oss på BestTeam för att höra mer om hur vi kan stötta dig som chef för ett ledningsteam eller med utveckling av dina nyckelteam.

Peter Englén

Ledarskaps- och teamcoach

Tel 0709 42 03 17


[1] Volatile, Uncertain, Complex och Ambiguous

Taggar:, ,